Microsoft Word

MICROSOFT WORD

A. Pengertian Microsoft Word

Menurut Wikipedia, Microsoft Word adalah perangkat lunak pengolah kata andalan Microsoft. Sedangkan secara umum, Microsoft Word adalah sebuah program aplikasi pengolah data berupa huruf/kata yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen, dan lain lain.

Hadirnya Microsoft Word menggantikan mesin ketik yang sudah kuno. Dengan microsoft word, kita bisa membuat dokumen dengan mudah. Kita bisa menyimpannya lalu mencetaknya kapan saja. Cara mengoperasikannya juga mudah, bagi pemula sekalipun.

B. Sejarah Microsoft Word

Microsoft Word pertama kali dirilis pada 25 Oktober 1983 oleh IBM PC . Pada masa itu, dunia pengolah kata dikuasai oleh WordPerfect dan Wordstar. Microsoft Word mempunyai konsep "What You See Is What You Get" (Apa yang kamu lihat adalah apa yang kamu dapatkan). Microsoft Word adalah program pertma yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC.

Pada tahun 1987, versi Word for Macintosh, Word 3.0 dirilis. Versi ini memiliki banyak fitur tapi juga memiliki banyak bug/gangguan. Dalam beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01 yang lebih stabil. Selanjutnya pada tahun 1989, Microsoft merilis Word 4.0 , versi ini sangat sukses dan stabil digunakan.

Microsoft Word memasuki sistem operasi Windows pada tahun 1989, Word for Windows dirilis dengan harga US$ 500. Dengan dirilisnya Microsoft Windows 3.0 pada tahun selanjutnya,, penjualan pun akhirnya terdongkrak naik dan Microsoft word mulai menguasai dunia pengolah kata.

Sampai saat ini, versi terbaru dari Microsoft Word adalah Microsoft Word 2013, menggantikan versi terdahulunya yaitu Microsoft Word 2010 dan 2007. Tampilan dalam versi baru ini lebih baik, ada pula tambahan fitur dan koneksi dengan SkyDrive. Koneksi dengan SkyDrive memungkinkan kita untuk menyimpan dokumen secara online agar bisa diakses kapan saja dan dimana saja.

C. Cara menggunakan Ms. Word 

Untuk menggunakan dan mengaktifkan word 2007 dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1). Klik menu START pada taskbar
2). Klik All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Word

D. Mengenal Bagian Dokumen / Interface

• Tombol Office adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka dokumen, menyimpan dokumen dsb
• Quick Access Toolbar adalah toolbar yang berisi sejumlah perintah Customize quick access toolbar
• Customize Quick Access Toolbar adalah tombol untuk memodifikasi perintah-perintah Microsoft Word 2007 pada Quick access toolbar
• Tab adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai dengan kelompoknya yang terdiri dari grup perintah Tab Home, Tab Insert, Tab Page Layout,  Tab References, Tab Mailings,  Tab Review dan Tab View
• Tombol pengatur jendela terdiri dari :
• Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela
• Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela
• Close adalah tombol untuk menutup jendela
• Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi tab baris atau paragraf
• Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah-perintah yang disimpan di dalamnya
• View Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal dan vertikal
• Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi
• Baris Penggulung adalah bagian fasilitas untuk menggulung halaman kerja secara horisontal dan vertikal
• Baris Status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman, zoom dsb
• Halaman Kerja adalah media kerja berwarna putih yang tampak pada saat Microsoft Word 2007 diaktifkan
• Pengatur Tampilan Halaman Kerja adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan halaman kerja, seperti print layout, full screen reading, web layout, outline dan draft
• Zoom adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan halaman kerja. Tombol plus untuk memperbesar dan tombol minus sebaliknya.

E. Mengenal Elemen Jendela Word

1. Menu Bar
Berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari : Home – Insert – Page Layout – Formulas – Data - Review – View.

     1.1. Home

• Clipboard

       Paste : Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada di clipboard 

       Cut : Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard 

       Copy : Menyalin ke clipboard 

       Format Painter : Melakukan copy format

• Font 

       Font Selection : Mengganti jenis huruf 

       Font Size : Mengatur ukuran huruf 

       Increase/Decrease Font : Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat 

       Bold, Italic, Underline : Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks 

       Border : Membuat garis bingkai sel 

       Fill : Mewarnai sel 

       Color : Mewarnai huruf

• Alignment

       Vertical Alignment : Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel. Atas, tengan, dan bawah 

       Perataan teks : Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan 

       Indent : Menambah dan mengurangi inden teks 

       Teks Orientation : Mengubah kemiringan teks 

       Merge Cell : Menggabungkan sel 

       Page Break : Mengatur pemisah halaman

• Number 

       Format Cell : Pengaturan jenis penulisan angka 

       Currency : Format angka untuk mata uang 

       Persen : Format angka persen 

       Comma : Mengubah nilai koma ribuan 

       Increase/Decrease Decimal : Menambah dan mengurangi nilai decimal

• Style 

       Conditional Formatting : Melakukan format terkondisi 

       Format as Table : Membuat format tabel cepat 

       Cell Styles : Membuat format sel secara cepat

• Cells 

       Insert : Memasukkan sel baru 

       Delete : Menghapus sel 

       Format : Melakukan format sel

• Editing 

       Sum : Melakukan penghitungan 

       Fill : Membuat pola angka secara kontinu 

       Clear : Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format 

       Sort & Filter : Mengatur data agar mudah dianalisis 

       Find & Select : Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja

     1.2. Insert

• Tables 

       Pivot Table : Memasukkan tabel pivot

       Table : Memasukkan tabe 

• Ilustrations 

       Picture : Menambahkan gambar pada worksheet

       Clip Art : Menambahkan gambar clipart pada worksheet

       Shapes : Menambahkan gambar bentuk tertentu

       Smart Art : Memasukkan objek smartart 

• Chart 

       Coloumn : Memasukkan grafik kolom

       Line : Memasukkan grafik garis

       Pie : Memasukkan grafik pie

       Bar : Memasukkan grafik batang

       Scatter : Memasukkan grafik distribus

       Other Chart : Memasukkan grafik lainnya 

• Link 

       Hyperlink : Memasukkan hyperlink pada worksheet 

• Text 

       Textbox : Memasukkan kotak teks

       Header & Footer : Memasukkan header dan footer

       WordArt : Memasukkan teks dekoratif

       Signature Line : Memasukkan garis tanda tangan

       Object : Memasukkan objek

       Symbol : Memasukkan simbol

     1.3. Page Layout

• Themes 

       Theme : Mengubah tema tampilan excel

       Color : Mengubah warna tema

       Font : Mengubah jenis font tema

       Effect : Mengubah efek tema 

• Page Setup 

       Margin : Mengubah margin halaman

       Orientation : Mengubah orientasi halaman

       Size : Mengubah ukuran kertas

       Print Area : Menentukan area tertentu untuk proses cetak

       Breaks : Menentukan pemisah halaman

       Background : Menentukan gambar untuk latar

       Print Title : Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap halaman 

• Scale to Fit 

       Width : Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas

       Height : Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas

       Scale : Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai persentase Ukuran

• Sheet Option 

       Gridlines : Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil cetakan

       Heading : Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan 

• Arrange 

       Bring to Front : Objek ke depan

       Send to Back : Objek ke belakang

       Selection Pane : Memperlihatkan panel seleksi objek

       Align : Meluruskan objek

       Group : Mengelompokkan objek

       Rotate : Melakukan rotasi objek

     1.4. Formulas

• Function Library 

       Insert Function : Memasukkan fungsi formula

       Autosum : Melakukan penghitungan cepat

       Recently Used : Memasukkan fungsi yang pernah digunakan

       Financial : Memasukkan fungsi keuangan

       Logical : Memasukkan fungsi logik

       Text : Memasukkan fungsi teks

       Date & Time : Memasukkan fungsi waktu

       Lookup & Reference : Memasukkan fungsi lookup dan referensi

       More Function : Memasukkan fungsi lainnya 

• Defined Name 

       Name Manager : Membuat, mengubah, dan mencari nama yang digunakan dalam workbook

       Define Name : Memberikan nama bagi sel

       Use in Formula : Memilih nama yang digunakan pada workbook dan menggunakannya pada formula

       Create From Selection : Membuat nama sel secara otomatis 

• Formula Auditing 

       Trace Precedent : Memperlihatkan panah pada sel lain yang memengaruhi nilaisel ini

       Trace Dependent : Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi nilaisel ini

       Remove Arrows : Menghilangkan panas yang dibuat oleh tracer

       Show Formulas : Memperlihatkan formula setiap sel

       Error Checking : Memeriksa formula yang salah

       Evaluate Formula : Memperlihatkan kotak dialog evaluasi formula

       Watch Window : Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan pada lembar kerja 

• Calculation 

       Calculation : Menentukan kapan kalkulasi dilakukan

       Calculate Now : Melakukan kalkuasi semua workbook sekarang

       Calculate Sheet : Melakukan kalkulasi sheet sekarang

     1.5. Data

• Get External Data 

       From Access : Memasukkan data dari MS Access

       From Web : Memasukkan data dari web

       From Text : Memasukkan data dari teks

       From Other Sources : Memasukkan data dari sumber lain

       Existing Connection : Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan 

• Connections 

       Refresh All : Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber

       Connection : Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook

       Properties : Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook

       Edit Link : Mengatur koneksi data dari file lain 

• Sort & Filter 

       Sort A to Z : Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar

       Sort Z to A : Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil

       Sort : Memunculkan kotak dialog pengurutan

       Filter : Melakukan penyaringan terhadap sel

       Clear : Menghapus penyaringan pada sel

       Reapply : Melakukan kembali penyaringan

       Advanced : Melakukan penyaringan spesifik 

• Data Tools 

       Text to Coloumn : Memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom

       Remove Duplicates : Menghilangkan baris terduplikasi

       Data Validation : Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel

       Consolidation : Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range

       What-If Analysis : Mencoba beberapa nilai pada formula 

• Outline 

       Group : Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat memendekdan memanjang

       Ungroup : Memisahkan sel yang mengelompok

       Subtotal : Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan

     1.6. Review

• Proofing 

       Spelling : Memeriksa ejaan teks

       Research : Membuka panel penelitian referensi

       Thesaurus : Saran kata yang sepadan

       Translate : Menerjemahkan kata ke bahasa lain

• Comments 

       Comment : Memasukkan komentar baru

       Delete : Menghapus komentar

       Previous : Memperlihatkan komentar sebelumnya

       Next : Memperlihatkan komentar selanjutnya

       Show/Hide Comment : Memperlihatkan atau menyembunyikan komentar

       Show All Comments : Perlihatkan semua komentar

       Show Ink : Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja 

• Changes 

       Protect Sheet : Melindungi lembar kerja

       Protect Workbook : Melindungi buku kerja

       Share Workbook : Berbagi buku kerja

       Protect and Share Workbook : Melindungi dan berbagi buku kerja

       Allow Users to Edit Ranges : Memperbolehkan pengguna mengubah data

       Track Changes : Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen

     1.7. View 

• Workbook Views 

       Normal : Melihat dokumen secara normal

       Page Layout : Melihat dokumen sesuai hasil cetak

       Page Break Preview : Melihat tampilan dokumen beserta pemotongan setiaphalaman

       Custom Views : Menyimpan seting tampilan dan hasil cetak

       Full Screen : Melihat dokumen dalam mode layar penuh 

• Show/Hide 

       Ruler, Gridlines, Message Bar, Formula Bar, Heading : Memperlihatkan penggaris, garis kisi, batang pesan,batang formula, dan heading 

• Zoom 

       Zoom : Memperbesar tampilan100% : Besar tampilan 100%

       Zoom to Selection : Memperbesar tampilan sesuai bidang seleksi 

• Window 

       New Window : Membuka jendela baru yang memperlihatkan dokumen Tersebut

       Arrange All : Mengatur semua jendela program sejajar berdampingan

       Freeze Pane : Membuat sebagian lembar kerja terlihat dan lainnyaMenggulung

       Split : Membagi jendela menjadi beberapa penel yang memperlihatkanlembar kerja Anda

       Hide : Menyembunyikan jendela terseleksi

       Unhide : Memunculkan jendela tersembunyi

       View Side by Side : Memperlihatkan jendela berdampingan

       Synchronous Scrolling : Membuat dua jendela menggulung bersamaan

       Reset Window Position : Menset ulang posisi jendela berdampingan

       Save Wokspace : Menyimpan pengaturan tampilan jendela sehingga dapat dibuka kembali dengan tampilan yang sama

       Switch Windows : Berganti jendela yang aktif 

• Macros 

       View Macros : Memperlihatkan macro dokumen

F. Fungsi Microsoft Word

Sebagai produk andalan Microsoft yang menjadi program aplikasi terpopuler saat ini, Microsoft Word memiliki beragam fungsi untuk penggunanya. Kegunaan dan fungsi Microsoft Word diantaranya yaitu :

1.        Untuk membuat dokumen dengan cepat dan tepat.

2.      Untuk membuat dokumen yang dapat dicetak (print).

3.      Untuk membuat surat-menyurat  dalam urusan resmi maupun tidak resmi.

4.      Untuk membuat variasi bentuk tulisan agar lebih menarik.

5.      Untuk membuat keperluan tipografi penulisan.

6.      Untuk menyimpan dokumen dalam format tertentu dengan ukuran kecil.

7.       Manfaat Microsoft Word

8.      Manfaat menggunakan Microsoft Word diantaranya :

9.      Mempermudah pelaksanaan kerja dalam urusan administrasi dan pengolahan kata.

10.    Menghemat waktu dan tenaga.

11.      Menghemat kertas dan biaya.

12.    Meminimalisir tingkat kesalahan dalam penulisan.

13.    Mempercepat penyelesaian kerja karena lebih efisien.

G. Manfaat Microsoft Word

Manfaat menggunakan aplikasi Microsoft Word antara lain:

• Memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan
• Menghemat waktu
• Menghemat kertas dan biaya

H. Kelebihan Microsoft Word

1.        Dapat menyimpan dokumen dan dapat dibuka kapan saja.

2.      Dapat menyimpan dokumen dengan beragam format sesuai kebutuhan.

3.      Ukuran dokumen bila tersimpan relatif kecil sehingga tidak banyak memakan ruang penyimpanan.

4.      Tersedia banyak template yang bebas digunakan.

5.      Terkoneksi dengan SkyDrive.

6.      Adanya variasi gaya tulisan yang sangat menarik.

7.       Tersedia tampilan reading view dan print view.

8.      Terdapat fitur untuk memasukkan gambar dan clipart.

9.      Tersedia pengaturan tulisan tentang jarak, ukuran, warna, dan sebagainya.

10.    Adanya fitur find dan replace untuk memudahkan mencari kata.

11.      Tersedia fitur bullet dan numbering yang mempermudah membuat poin penting dokumen. 

12.    Fitur-fitur lainnya juga sangat memungkinkan untuk mempermudah penyelesaian kerja.

13.    Dan masih banyak lagi.

I. Kekurangan Microsoft Word 

Kelemahan Microsoft Word diantaranya:

• Harganya Mahal (kecuali jika anda menggunakan versi bajakan)
• Ukuran Installer besar