MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

A. Pengertian Ms. Excel

Microsoft Excel adalah sebuah program dari Microsoft Office yang digunakan untuk mengolah sebuah data dengan otomatis melalui berbagai bentuk seperti rumus, perhitungan dasar, pengolahan data, pembuatan tabel, pembuatan grafik hingga manajemen data.

            Program ini memungkinkan penggunanya untuk membuat lembar kerja spreadsheet dengan berbagai fitur kalkulasi akurat dan mudah dioperasikan.

            Hingga saat ini, Microsoft Excel menjadi salah satu program spreadsheet terpopuler dan dipergunakan oleh berbagai kalangan, baik di platform Windows maupun Mac OS.

            Untuk mengoperasikan Excel sendiri terbilang gampang-gampang susah. Jika kita memang sudah tahu rumus dan logika perhitungan excel, maka dengan gampangnya menggunakan aplikasi ini. Sebaliknya jika kita belum paham maka kita tidak dapat menggunakannya secara optimal. Bahkan jika salah menggunakan rumus dapat berakibat kesalahan dalam membaca data. Maka dari itu pelajarilah rumus dan logika excel agar dapat mengoperasikan excel dengan baik dan optimal.

B. Sejarah Ms.excel

Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang menjadi cikal bakal lahirnya Excel. Program ini dinamai Multiplan, yang merupakan program sangat populer dalam sistem operasi CP/M (kecuali sistem MS/DOS yang memiliki Lotus 1-2-3). Mengingat ada saingan, Microsoft tidak tinggal diam. Mereka mulai mengembangkan program spreadsheet baru yang disebut dengan Excel.

           

            Pada tahun 1985, versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh sedangkan pada November 1987 versi kedua Excel muncul untuk sistem Windows.

Karena Lotus 1-2-3 terlambat terjun ke pasar program spreadsheet Windows, pada akhirnya Excel menggeser posisi Lotus dalam pasar program spreadsheet(1988). Hal inilah yang kemudian menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang software komputer pribadi yang handal dan professional.

            Microsoft lambat laun terus mengembangkan program pengolah angka ini dengan mengupdate versi dari tahun ke tahun. Versi terbaru dari Excel untuk Windows saat ini yaitu Excel 2013 (versi 15), sedangkan untuk Mac OS adalah Excel for Mac.

            Pada awal peluncurannya, nama excel menjadi perdebatan antara Microsoft dengan perusahaan lain yang juga memiliki program dengan nama Excel. Dan pada akhirnya Microsoft mengakhiri tuntutan tersebut dengan mengubah nama menjadi Microsoft Excel dalam rilis pers dan dokumen Microsoft.

            Namun pada kenyataannya, hal ini diabaikan oleh Microsoft. Microsoft bahkan membeli Excel dari perusahaan yang menuntut sebelumnya. Karena itulah penggunaan nama Excel tidak menjadi masalah lagi.

            Sebagai singkatan program Excel, microsoft sering menggunakan huruf XL. Excel juga menyediakan keunggulan antarmuka dibanding program spreadsheet pendahulunya namun esensinya masih sama dengan VisiCalc (software spreadsheet yang terkenal pertama kali).

            Sejak tahun 1993, Excel sudah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Application yang menambah kemampuan Excel dalam menambah fungsi yang didefinisikan oleh pengguna untuk dipergunakan dalam worksheet. Di versi berikutnya, Excel menambah IDE (Integrated Development Environment) untuk bahasa VBA Excel. IDE ini akan memudahkan kalangan programmer untuk membuat sebuah program.

            Hingga saat ini, versi terbaru adalah Microsoft Excel 2013 yang termasuk dalam bagian Microsoft Office System.

C. Komponen Microsoft Excel
Dalam Microsoft Excel terdapat beberapa bagian atau komponen, diantaranya yaitu :

1.        Row Heading, penunjuk lokasi baris dalam sebuah lembar kerja (worksheet) Excel

2.      Column Heading, penunjuk lokasi kolom dalam sebuah lembar kerja Excel

3.      Cell Pointer, penunjuk sel yang aktif

4.      Formula Bar, Tempat di mana rumus diketikkan untuk digunakan dalam sebuah lembar kerja Excel.

D. Fungsi Microsoft Excel
Microsoft Excel ini memiliki banyak fungsi dan kegunaan diantaranya yaitu :

1.        Untuk membuat laporan keuangan akuntansi.

2.      Untuk keperluan administrasi sebuah instansi.

3.      Untuk mengurutkan beragam data baik pengolah angka maupun kata.

4.      Untuk melakukan perhitungan otomatis dengan menggunakan rumus dan logika.

E. Menjelaskan Fungsi Menu dan Ikon Pada Program Microsoft Excel

Program pengolah kata Microsoft Excel memiliki sembilan menu yang terdapat bar atau baris menu. Kesembilan menu itu: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, dan Help. Masing-masing menu memiliki submenu perintah yang masing-masing sub perintah tersebut memiliki fungsi tersendiri yaitu antara lain:

1.      MENU FILE

1) New              :  Perintah untuk membuat lembar kerja baru

2) Open           : Perintah untuk membuka dokumen

3) Close          : Perintah untuk menutup jendela workbook

4) Save            : Perintah untuk menyimpan data

5) Save As      :Perintah untuk menyimpan data yang belum memiliki nama

6) Save As Web Page             : Perintah untuk menyimpan kedalam halaman web

7) Save Workspace    : Perintah untuk menyimpan sebagai file workspace

8) File Search             :  Perintah untuk mencari file workbook

9) Permission             : Perintah untuk melihat apa yang akan disetting dalam halaman  pengelolahan data tersebut

10) Web Page Preview            :  Perintah untuk melihat lembar kerja yang akan dicetak

11) Page Setup             : Perintah untuk mengatur setting halaman

12) Print Area              : Perintah untuk menentukan lembar kerja yang akan dicetak

13) Print Preview        : Perintah untuk melihat lembar kerja yang akan dicetak

14) Print           : Perintah untuk mencetak data

15) Send To     : Perintah untuk mengirimkan file

16) Properties             : Perintah untuk Membuat ringkasan file yang aktif

17) Exit             : Perintah untuk menutup program Microsoft Excel

2.      MENU EDIT

1) Undo                        : Perintah untuk membatalkan perintah terakhir

2) Redo           : Perintah untuk membatalkan perintah Undo

3) Cut              : Perintah untuk memotong naskah

4) Copy            : Perintah untuk membuat duplikat naskah

5) Office Clipboard     : Perintah untuk menampilkan jendela Cilpboard

6) Paste          : Perintah untuk pasangan Cut dan Copy

7) Paste Spesial         : Perintah untuk membantu perintah Copy dan Cut

8) Paste as Hyperlink             : Perintah untuk membantu perintah Copy dan Cut dengan Hyperlink

9) Fill               : Perintah untuk mengisi data pada sel dan range pada lembar kerja

10) Clear         : Perintah untuk menghapus data

11) Delete         : Perintah untuk menghapus dan memindahkan data

12) Delete Sheet          : Perintah untuk menghapus sheet

13) Move or Copy Sheet          : Perintah untuk memindahkan dan menyalin sheet pada lembar kerja

14) Find            : Perintah untuk mencari data

15) Replace     : Perintah untuk mengganti data

16) Go To         : Perintah untuk memindahkan sel yang aktif ke sel yang lain

3.      MENU VIEW

1) Normal         : Perintah untuk menampilkan lembar kerja pada posisi normal

2)Page Break Preview            : Perintah untuk melihat hasil pemotongan halaman lembar kerja

3) Task Pane   : Perintah untuk membuka tampilan perintah

4) Toolbars     : Perintah untuk menampilkan toolbar

5) Formula Bar           : Perintah untuk memunculkan baris rumus

6) Status Bar             : Perintah untuk memunculkan status bar

7) Header and Footer             : Perintah untuk membuat header dan footer

8)Comments   : Perintah untuk memunculkan toolbar comment dan reviewing lembar kerja

9) Custom Views        : Perintah untuk menyimpan area cetak pada workbook

10) Full Screen            : Perintah untuk menampilkan layer secara penuh

11) Zoom           : Perintah untuk mengganti ukuran lembar kerja

4.      MENU INSERT

1) Cell              :  Perintah untuk menyisipkan sel

2) Rows           :  Perintah untuk menambah beris sel

3) Columns     :  Perintah untuk menambah kolom

4) Worksheet  :  Perintah untuk menyisipkan lembar kerja

5) Chart          :  Perintah untuk membuat grafik

6) Symbol       :  Perintah untuk menyisipkan symbol

7) Page Break :  Perintah untuk membuat halaman yang terpotong

8) Function     :  Perintah untuk memasukkan rumus fungsi logika

9) Name          :  Perintah untuk memberi nama range data

10) Comment   :  Perintah untuk memberi catatan pada lembar kerja

11) Picture         :  Perintah untuk menyisipkan gambar

12) Diagram     :  Perintah untuk membuat diagram

13) Object        :  Perintah untuk memasukkan gambar

14) Hyperlink   :  Perintah untuk menghubungkan berkas dengan file

5.      MENU FORMAT

1) Cell                                  :  Perintah untuk membuat format sel

2) Low                                 :  Perintah untuk mengatur tinggi baris

3) Column                           :  Perintah untuk mengatur lembar kolom

4) Sheet                               :  Perintah untuk memformat sheet

5) Auto Format                   :  Perintah untuk membuat format table

6) Conditional Formating    :  Perintah untuk memformat nilai data sel

7) Style                                :  Perintah untuk mengubah data pada lembar kerja

6.      MENU TOOLS

1) Spelling                    :  Perintah untuk memeriksa data

2)  Research               :  Perintah untuk mencari file

3) Error Cheking        :  Perintah untuk mengecek kesalahan

4) Track Changes       :  Perintah untuk melihat pengubahan oleh orang lain

5) Compare and Merge Workbooks        :           Perintah untuk menggabungkan beberapa workbook

6) Protection              :  Perintah untuk mengamankan data

7) Online Colaboration            :  Perintah untuk menyusun pertemuan beserta penjadwalannya

8) Goal Seek               :  Perintah untuk mengubah nilai rumus

9) Scenarios              :  Perintah untuk membuat ringkasan pada Microsoft Excel

10) Formula Auditing   :  Perintah untuk meletakkan rumus dengan menggunakan nilai pada sel aktif, mengatur sel dan meletakkan data ke rumus

11) Makro          :  Perintah untuk menjalankan program makro

12) Add-Ins      :  Perintah untuk mengaktifkan atau non aktifkan add – ins

13) Auto Correct Option         :  Perintah untuk menampilkan perintah auto corret

14) Custommize          :  Perintah untuk mengatur toolbars

15) Options      :  Perintah untuk membuka menu dan tabulasi

7.      MENU DATA

1) Short           :  Perintah untuk mengurutksn data

2) Filter           :  Perintah untuk memfilter data

3) Form            ;  Perintah untuk menambah atau mengurangi data

4) Subtotal      ;  Perintah untuk menghitung sub total

5) Validation   ;  Perintah untuk membatasi jenis data yang dimasukkan

6) Table            ;  Perintah untuk membuat table

7) Text to Columns      ;  Perintah untuk membuat naskah text menjadi berkolom

8) Consolidate            ;  Perintah untuk mengkonsolidasi data

9) Group and Outline ;  Perintah untuk menggabungkan data

10) Pivot Tabel and Pivot Chart Report    ;     Perintah untuk membuat table dan grafik pivot

11) Import External Data         ;  Perintah untuk mengimpor data luar

12) Refresh Data                     ;  Perintah untuk menyegarkan kembali data dari luar

8.      MENU WINDOW

1) New Window            :  Perintah untuk menampilkan lembar kerja yang di edit

2) Arrange      :  Perintah untuk mengatur jendela

3) Unhide         :  Perintah untuk menampilkan kembali workbook yang di hidden

4) Split            ;  Perintah untuk membagi lembar kerja

5) Freeze Panes         ;  Perintah untuk membuat supaya sel dibawah dapat terlibat.

9.      MENU HELP

1) Microsoft Excel Help        :  Perintah untuk menampilkan office assistant

2 Show the Office Assistant   :  Perintah untuk melihat keterangan dari topic yang dipilih

3) Microsoft Excel Online     :  Perintah untuk online

4) Contact Us                        ;  Perintah untuk bantuan pada Microsoft

5) Check for Updates            ;  Perintah untuk mengupdate

6) Detect and Repair ;  Perintah untuk mendeteksi dan memperbaiki Microsoft Excel

7)About Microsoft Office Excel           : Perintah untuk melihat penjelasan tentang Excel

F. Microsoft Excel Shortcut Keys

Sama seperti pada program Microsoft Office lainnya, pada Microsoft Excel pun  apabila kita ingin supaya lebih cepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan/ pengetikan/ entri data, pada perintah-perintah tertentu  akan lebih cepat kalau menggunakan shortcut key (jalan pintas), atau bagi anda yang biasa bekerja lebih banyak menggunakan keyboard.

Berikut adalah daftar shortcut key untuk Ms Excel :

• Ctrl + A Memiilih / menyeleksi seluruh isi dari worksheet  (select all)
• Ctrl + B Membuat Bold area / sel yang diseleksi
• Ctrl + I Membuat  italic area / sel yang diseleksi
• Ctrl + K Menyisipkan link.
• Ctrl + U Membuat garis bawah  area / sel yang diseleksi
• Ctrl + P Menampilkan kotak dialog print untuk memulai mencetak.
• Ctrl + Z Membatalkan langkah/tindakan terakhir.
• F2 Edit sel yang dipilih
• F5 Menuju ke sel tertentu. Sebagai contoh, E7.
• Shift + F5 Memunculkan kotak pencarian
• F7 Memeriksa ejaan teks yang dipilih dan/ atau dokumen
• F11 Membuat Chart
• Shift + F3 Membuka jendela rumus Excel
• Ctrl + Shift + ; Memasukan waktu saat ini.
• Ctrl + ; Memasukan tanggal.
• Alt + Shift + F1 Membuat Worksheet baru.
• Ctrl + 5 membuat strikethrough sel /area yang dipilih
• Ctrl + F9 Minimize jendela window
• Ctrl + F10 Maximize jendela window
• Ctrl + F6 Beralih di antara file excel yang sedang dibuka
• Ctrl + Page up Memilih  Sheet ke arah kiri
• Ctrl + Page down Memilih  Sheet ke arah kanan
• Ctrl + Tab Beralih di antara Dua atau lebih file exel yang terbuka
• Alt + = Membuat rumus untuk jumlah semua sel di atas
• Ctrl + ' Memasukan nilai di atas ke dalam sel sel yang dipilih.
• Ctrl + Shift + !  Format nomor dalam format koma.
• Ctrl + Shift + $ Format angka dalam format mata uang.
• Ctrl + Shift + # Format nomor dalam format tanggal
• Ctrl + Shift + %  Format nomor dalam format persentase
• Ctrl + Shift + ^  Format nomor dalam format ilmiah.
• Ctrl + Shift + @ Format nomor dalam format waktu.
• Ctrl + Arrow key Pindah ke bagian berikut teks.
• Ctrl + Space  Pilih seluruh kolom.
• Shift + Space Pilih seluruh baris.

G. Operator Matematika yang Sering Digunakan (Rumus Dasar)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operator dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam Rumus Microsoft Excel adalah sebagai berikut:

No	Operator	Fungsi	Contoh Penggunaan
1	+ (ikon plus)	Penjumlahan	=A1+A2
2	- (ikon minus)	Pengurangan	=A3-A4
3	* (ikon bintang)	Perkalian	=A5*A6
4	/ (ikon garis miring)	Pembagian	=A7/A8
5	^ (ikon caret)	Pangkat	=A9^2 (angka berapapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2
6	% (ikon persen)	Prosentase	=A1*10% (gunakan sesuai dengan kebutuhan)

H. Rumus-rumus dan penggunaannya pada Microsoft Excel

1. Operasi Logika
            Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
= : sama dengan
 > : lebih besar dari
 < : lebih kecil dari

>= : lebih besar atau sama dengan
 <= : lebih kecil atau sama dengan

 <> : tidak sama dengan

2.  Fungsi Logika
                Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :

    1.       IF

Fungsinya : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk umum : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Contoh : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb. Jika nilai rata-rata siswa lebih
besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.
Penulisan : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL
Keterangan :Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17
tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya : Untuk menghitung jumlah hari
Contoh : =DATE(73,8,11) 26887 hari

    2.       STRING
Fungsinya : untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan

    3.       VALUE
Fungsinya : digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
Penulisannya : =VALUE(text)

    4.       FIND
Fungsinya : untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari

Penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)

    5.       MID
Fungsinya :Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum : =MID(teks; start_number; number_char)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)
Penulisan : =MID(F17:3:3)

    6.       LEFT
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri
Bentuk umum : =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =LEFT(F17;3) hasilnya Feb

    6.       RIGHT
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan
Bentuk umum : =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =RIGHT(F17;3) hasilnya ari

    7.     REPLACE
Fungsinya : untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
Penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)

    8.     CONCATENATE
Fungsinya : untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

3. Fungsi Tabel
    1. VLOOKUP
Fungsinya :Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum:=VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num ; Range_lookup)

   2. HLOOKUP
Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value; table_array ; Col_index_num ; Range_lookup)


4. Fungsi yang sering digunakan
1. SUM

Fungsinya : Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan : =SUM(H5:H15)

2. COUNT
Fungsinya : Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)

Contoh : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan : =COUNT(B5:B15)

3. MAX
Fungsinya : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)

Contoh : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MAX(F1:F17)

4. MIN
Fungsinya : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)

Contoh : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MIN(F1:F17)

5. AVERAGE
Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)

Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17
Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)

6. Stedev

Fungsinya : untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range,

Penulisan : =stedev(number1,number2,…)

7. Var

Fungsinya  : untuk menentukan nilai varience dari suatu range,

Penulisannya : =var(number1,number2,…)

6. ABS
Fungsinya : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)

Contoh : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17
Penulisan : =ABS(F17)

7. SQRT
Fungsinya : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negative
Bentuk umum : =SQRT(range sel)

Penulisan : = SQRT(25)

E. Manfaat Ms. Excel

Microsoft Excel ini memiliki banyak manfaat diantaranya yaitu :

1.        Buat grafik data dalam satu sel

2.      Tepat pada titik sasaran data

3.      Dapat mengakses spreadsheet Anda dari mana saja

4.      Sharing dan connect untuk hasil yang maksimal.

5.      Lebih canggih pada saat anda melakukan presentasi data

6.      Pivot Charts yang lebih interaktif dan dinamis

7.       Efisien model dan menganalisis pada hampir semua data

8.      Kemudaah saat melakukan publish dan sharing melalui layanan excel

F. Kelebihan Ms. Excel
Microsoft Excel sebagai program populer memiliki kelebihan/keunggulan diantaranya yaitu :

1.        User friendly.

2.      Tersedianya fitur untuk membuat grafik data.

3.      Adanya fitur pemrograman VBA.

4.      Kemampuan menyimpan data dalam jumlah besar.

5.      Mudah dioperasikan jika paham rumus dan logika dalam Excel.

6.      Mempunyai Format yang paling populer dan fleksibel

7.       Mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap

8.      Dengan Pivot Tables.

G. Kekurangan Ms. Excel
Selain memiliki kelebihan, Microsoft Excel juga memiliki kekurangan/kelemahan diantaranya yaitu :

1.        Merupakan program berlicensi sehingga harus membayarnya kepada pengembang.

2.      Jika belum tahu rumus dan logika excel, akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya.

3.      Jika salah menggunakan rumus akan berakibat pada kesalahan membaca data.

4.      Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar (CPU).